Der Umzug Ihres Büros oder Rechenzentrums ist weitaus komplexer und herausfordernder als der Umzug Ihres Wohnsitzes. Dies liegt daran, dass unternehmenskritische Informationen an jedem Punkt des Umzugs einem Risiko ausgesetzt sind, was die Tür für Datenschutzverletzungen in Ihrem Unternehmen öffnet. Wenn ein Büroumzug nicht angemessen gehandhabt wird, kann Ihr Unternehmen mit überwältigenden Konsequenzen konfrontiert werden.
Stellen Sie sicher, dass Sie ein professionelles Büroumzugsunternehmen beauftragen, das mit allen Bundes- und Landesaktenverwaltungsgesetzen konform ist. Diese Unternehmen können Ihnen dabei helfen, Ihr Büro mit sicheren Verfahren zu verlegen und die Risiken und Haftungen einer Datenschutzverletzung zu begrenzen. Auch mit der Unterstützung dieser professionellen Büroumzüge müssen Sie noch Schritte unternehmen, um Ihre sensiblen Daten und Ihr Unternehmen vor dem Umzug zu schützen.
Wählen Sie einen Projektmanager aus
Die Zuweisung eines Teammitglieds zur Überwachung des gesamten Umzugs ist während Ihres Büroumzugs von entscheidender Bedeutung. Diese erfahrene und sachkundige Person kann bei der Vorplanung helfen, sich mit dem Büroumzug koordinieren und eventuell auftretende Umzugsprobleme lösen.
Beseitigen Sie veraltete Technologie und Büroartikel
Vermeiden Sie es, alte Technologien, Geräte und Büromöbel, die Sie nicht verwenden, an den neuen Standort zu bringen. Gehen Sie durch Ihr Büro und suchen Sie unerwünschte Netzwerkgeräte, Computer, Drucker, Telefone, Möbel und Kopierer, die zerstört oder gespendet werden können. Ihr Büroumzugsunternehmen hat möglicherweise einen Entsorgungsdienst, der die Gegenstände für Sie entfernt und entsorgt.
Verwenden Sie eine sichere Chain of Custody
Ihre vertraulichen Geschäfts-, Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterdaten müssen ebenfalls sicher und intelligent übertragen werden. Eine sichere CoC stellt sicher, dass alle Papierdokumente und Dateien in Ihrem Büro ohne das Risiko einer Datenschutzverletzung ausgelagert werden.
Ein professionelles Büroumzugsunternehmen verwendet während des gesamten Umzugs branchenführende CoC-Protokolle und gestaltet Ihren Umzug so effizient wie möglich. Diese Verfahren umfassen den Transport Ihrer Unterlagen mit Gondeln, die in Plastik mit Sicherheitssiegeln eingewickelt sind, und die Erteilung der Befugnis zum Durchschneiden des Siegels an nur eine Person.
Bewahren Sie alte Aufzeichnungen mit Bedacht auf
Alte Aufzeichnungen sind einem hohen Risiko für Datenschutzverletzungen ausgesetzt, da Unternehmen selten so viel Wert auf den Schutz veralteter oder unerwünschter Aufzeichnungen legen. Jeder Datensatz, der Kundendaten oder Unternehmensinformationen enthält, setzt Ihr Unternehmen jedoch einem erheblichen Risiko aus. Ihre beste Option ist es, mit einem Büroumzugsunternehmen zusammenzuarbeiten, das auch über ein sicheres Archiv verfügt. Sie sparen Umzugskosten und Platz am neuen Standort und können dabei das Risiko von Datenschutzverletzungen verringern.
Mieten Sie den richtigen Büroumzug
Es gibt einen großen Unterschied zwischen der Beauftragung eines erfahrenen Büroumzugsunternehmens und einem regulären Umzugsunternehmen, das nicht auf gewerbliche Umzüge spezialisiert ist. Sie sollten einen qualifizierten Büro Umzug mit Kühlschrank im Daten- und Archivmanagement beauftragen, um Ihre digitalen und Papierakten während des Umzugs zu sichern.